AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Nous sommes responsables des renseignements personnels sous notre contrôle en établissant, en formant notre personnel et en mettant en application nos politiques et nos procédures relatives à la confidentialité visant à promouvoir la conformité à ces principes de confidentialité.

Nous avons désigné un responsable de la protection de la vie privée qui est responsable des informations personnelles sous notre contrôle et chargé de veiller au respect du présent Avis sur la confidentialité. Veuillez consulter la page Pour nous joindre pour savoir comment joindre le responsable de la protection de la vie privée.

Nous avons des politiques et des procédures strictes qui régissent la manière dont nous traitons vos renseignements personnels. Chaque employé est responsable du respect et de la protection des renseignements personnels auxquels il a accès.

Nous vous informons des fins pour lesquelles nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels et nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels uniquement à ces fins.

Objectifs

Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels de manière responsable et uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Lorsque nous recueillons des renseignements personnels, nous pouvons les utiliser pour :

• Fournir et gérer les produits et services que vous avez demandés, notamment :
  • Ouvrir et gérer votre compte
  • Vérifier votre identité
  • Exécuter vos opérations financières
  • Enregistrer les renseignements sur le compte et vous fournir des rapports
  • Répondre à toute demande ou question que vous pourriez avoir
  • Vous fournir un service client et un soutien personnalisés de qualité
• Comprendre nos clients et développer et adapter nos produits et services
  • Déterminer la pertinence des produits et des services pour vous
  • Déterminer votre admissibilité à certains de nos produits et services, ou à ceux offerts par des tiers
  • Communiquer avec vous sur les produits et services qui pourraient vous intéresser
  • Commercialiser et faire la publicité auprès des clients actuels et potentiels
  • Effectuer des analyses de données
• Respecter les obligations juridiques et réglementaires
  • Fournir tous les relevés fiscaux appropriés
  • Nous conformer aux exigences juridiques, réglementaires et contractuelles, ou si la loi l’autorise ou le requiert
  • Exécuter nos obligations en vertu de la législation fédérale sur le blanchiment d’argent et la répression des activités terroristes
  • Protéger nos intérêts, y compris le recouvrement de toute dette que vous pourriez nous devoir
  • Protéger contre la fraude et d’autres crimes et gérer les risques, notamment en menant des enquêtes et en ayant recours à des mesures proactives de prévention du crime

Vos renseignements personnels peuvent aussi servir aux fins précisées dans vos formulaires de demande et vos conventions de compte respectifs.

Si vos renseignements personnels doivent être utilisés à une nouvelle fin, nous vous en informerons.

Nous obtenons votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels et vous pouvez révoquer votre consentement en tout temps, sous réserve des exigences juridiques et réglementaires. Dans certains cas, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir certains services si vous ne consentez pas à notre collecte, à notre utilisation ou à notre communication des renseignements requis pour la prestation de ces services.

Obtenir le consentement

Selon le type et la nature délicate des renseignements personnels et la méthode que vous choisissez pour interagir avec nous (en personne, via Internet, par téléphone, par courriel, etc.), nous pouvons obtenir votre consentement de différentes manières.

• Nous pouvons obtenir votre consentement explicite verbalement, en ligne ou par écrit. Par exemple, lorsque nous recueillons vos renseignements par le truchement de notre formulaire d’ouverture de compte, après avoir signé le formulaire, vous consentez expressément à ce que nous obtenions et utilisions vos renseignements personnels.
• Vous nous donnez aussi votre consentement implicite lorsque vous utilisez un produit ou service, ou lorsque vous venez nous voir pour obtenir plus de renseignements, pour en savoir davantage ou pour présenter des demandes de produits ou de services auprès de nous.
• De plus, nous pouvons obtenir le consentement directement auprès de vous ou de votre représentant autorisé, comme votre conseiller financier ou son courtier.

Avant que les renseignements ne soient disponibles à des tiers autres que les mandataires ou fournisseurs de services qui en ont besoin, nous vous en informerons au moment où nous obtiendrons votre consentement ou avant que l’information soit rendue disponible, de l’identité de ces tiers et du type de renseignements que nous voulons leur communiquer, et pourquoi.

Révoquer le consentement

Vous pouvez retirer votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels à tout moment en transmettant une demande écrite au responsable de la protection de la vie privée. Veuillez indiquer votre nom complet, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre ou vos numéros de compte dans toute correspondance que vous nous envoyez.

Cependant, il peut y avoir des exigences juridiques, réglementaires ou contractuelles qui vous empêchent de refuser ou de retirer votre consentement.

Dans de tels cas, nous devons recevoir un préavis raisonnable de votre demande afin d’être en mesure d’honorer votre demande de retrait de consentement.

Votre décision de refuser ou de retirer votre consentement peut limiter les produits et les services que nous pouvons vous fournir et vous obliger à fermer vos comptes établis avec nous.

Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels à ceux que nous jugeons nécessaires aux fins que nous vous mentionnons.

Nous limitons les renseignements recueillis à ceux qui sont nécessaires aux fins établies.

Voici les types de renseignements que nous pouvons recueillir :

• Vos coordonnées, y compris votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel
• Votre date de naissance pour nous aider à vous authentifier
• Votre numéro d’assurance sociale (NAS), comme requis afin de nous conformer aux dispositions de l’Agence du revenu du Canada en matière de déclaration du revenu. Nous utilisons aussi votre NAS pour séparer les renseignements à votre sujet de ceux d’autres clients dont le nom est semblable
• Vos renseignements financiers pour nous assurer que les produits, les services et les conseils que nous fournissons vous conviennent et que les placements que vous faites sont adéquats
• Les renseignements relatifs à votre appareil notamment votre navigateur, votre système d’exploitation, vos applications logicielles, votre adresse IP, votre géolocalisation, l’état de votre appareil au plan de la sécurité et autres renseignements sur votre appareil pour améliorer votre expérience, vous protéger contre la fraude et gérer les risques
• Les renseignements relatifs à l’utilisation du site Web comme vos habitudes de navigation sur nos sites et les liens, les emplacements où vous cliquez, les données et les formulaires que vous téléchargez, ainsi que d’autres données recueillies à l’aide d’outils Web (par exemple, les témoins, les pixels invisibles, les balises) pour mieux comprendre vos intérêts et besoins afin que nous puissions mieux vous servir. Pour plus de renseignements, consultez notre Politique de confidentialité concernant l’utilisation d’Internet et d’appareils mobiles.
• Les renseignements concernant votre emploi pour ouvrir des comptes et aux fins de nous conformer à la loi ayant trait au blanchiment d’argent et aux autres règlements
• Les enregistrements audio, lorsque nous surveillons ou enregistrons des appels téléphoniques entrants ou sortants avec vous pour assurer l’exactitude, la sécurité, la qualité du service, à des fins de formation, et pour constituer un dossier Si vous ne souhaitez pas que votre appel soit enregistré, vous avez d’autres options pour faire affaire avec nous, par exemple en personne, en ligne ou en communiquant avec nous par écrit.
• Les enregistrements vidéo ou les photographies, car nous pourrions avoir recours à la surveillance vidéo ou photo à l’intérieur et à proximité de nos bureaux pour la sécurité de nos clients et de nos employés, et pour protéger contre le vol, les dommages matériels et la fraude
• Les médias sociaux, lorsque vous communiquez avec nous au moyen de médias sociaux, nous pouvons surveiller ou enregistrer nos discussions pour assurer votre protection et la nôtre, pour améliorer l’expérience client et pour confirmer nos discussions avec vous.
• Les renseignements sur votre courriel, lorsque vous nous envoyez un courriel ou nous demandez de vous répondre par courriel, nous prenons connaissance de votre adresse courriel exacte ainsi que de tout renseignement inclus dans le courriel. Nous utilisons votre adresse courriel pour vous répondre et nous conserverons votre message ainsi que notre réponse pour toute correspondance ultérieure. IMPORTANT : Nous ne vous demanderons pas de fournir des renseignements personnels ou de connexion, comme votre nom d’utilisateur, vos mots de passe, vos NIP, vos questions de sécurité et les réponses correspondantes ou vos numéros de compte, par courriel non sollicité. Si vous recevez un courriel provenant soi-disant de nous qui vous semble frauduleux, ne répondez pas au courriel, ne cliquez pas sur les liens et n’ouvrez pas les pièces jointes. Veuillez nous en aviser immédiatement et supprimer le courriel par la suite.

À moins que vous n’y consentiez ou que la loi ne l’exige, nous limitons l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels aux  fins déterminées au moment de la collecte.

Utilisation

Nous utilisons et communiquons vos renseignements uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et sous réserve des autres dispositions de cet Avis.

Divulgation

L’accès aux renseignements personnels est limité aux membres du personnel qui ont besoin de ces renseignements pour s’acquitter de leurs tâches. Ces employés traitent les renseignements de façon strictement confidentielle et ne donnent accès à ces renseignements à aucune personne non autorisée.

Nous pouvons fournir vos renseignements à des tiers, notamment :

• À des fournisseurs tiers à des fins de service – Nous ne leur communiquons que les renseignements personnels dont ils ont besoin pour fournir les services. Nous ne les autorisons pas à utiliser ou à communiquer vos renseignements personnels pour leur propre marketing ou à d’autres fins. Nous avons établi des contrats qui exigent que ces sociétés respectent les mêmes normes de confidentialité que celles auxquelles nous sommes soumis. Ils peuvent être situées au Canada ou dans d’autres territoires ou pays et peuvent divulguer des renseignements en réponse à des demandes valides des gouvernements, des organismes de réglementation, des tribunaux et des organismes d’application de la loi dans ces territoires ou pays, conformément à la loi applicable dans ce territoire ou ce pays.
• À votre conseiller financier ou son courtier, ou les deux
• À vos représentants juridiques
• À vos institutions financières, courtiers en valeurs mobilières et sociétés de fonds communs de placement
• Aux sociétés affiliées de Financière CI, nous pouvons partager vos renseignements personnels entre toutes les filiales et sociétés affiliées qui composent CI Financial Inc. et qui fournissent des services administratifs pour nous ou pour mieux comprendre vos besoins financiers et pour fournir des produits et services qui, selon nous, peuvent vous intéresser.
• Aux gouvernements, agences gouvernementales et régulateurs, y compris les organismes d’autoréglementation, lorsque la loi l’exige ou le permet, y compris en réponse à un mandat de perquisition, à une ordonnance judiciaire ou à toute autre demande ou enquête que nous jugeons valable.
• Pour protéger nos intérêts, nous pouvons divulguer des renseignements à toute personne ou organisation, y compris un organisme d’enquête, afin de prévenir, de détecter ou de mettre fin à l’abus financier, la fraude, les activités criminelles, de protéger nos actifs et nos intérêts, ou de gérer ou régler toute perte réelle ou potentielle ou en cas de violation de l’accord ou de violation de la loi. Nous pouvons également divulguer des renseignements pour nous aider à recouvrer une créance que vous nous devez
• En cas de transfert d’une entreprise, nous pouvons acheter ou vendre une entreprise (ou évaluer ces transactions), ce qui entraînerait l’achat ou la vente de certains renseignements personnels constituant les actifs commerciaux dans le cadre du transfert. Nous pouvons également transférer des renseignements personnels dans le cadre d’une réorganisation d’entreprise ou d’un autre changement de contrôle de l’entreprise.
• Dans d’autres situations où nous avons votre consentement, par exemple, le partage de vos renseignements avec un titulaire de compte conjoint

Nous ne vendons ni ne louons pas de listes de clients ni de renseignements personnels à des tiers.

Nous avons des politiques qui régissent la conservation de vos renseignements personnels de manière à ce que nous ne les conservions qu’aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les objectifs ou pour satisfaire aux exigences juridiques. Lorsque nous ne conservons plus vos renseignements personnels, nous avons des procédures pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les convertir de façon anonyme, de manière à garantir leur sécurité dans le processus.

Où vos renseignements sont-ils conservés?

Vos renseignements personnels sont conservés comme suit :

• En format électronique ou sur papier dans nos bureaux
• Dans des installations de stockage hors site sécurisées, ou
• Dans les bureaux de nos fournisseurs de service

Nous pouvons stocker des renseignements personnels en ayant recours aux services d’entités tierces de juridiction étrangère. Les renseignements peuvent être transférés, consultés ou conservés par ces tiers. Nous avons établi des contrats qui exigent que ces sociétés respectent les mêmes normes de confidentialité que celles auxquelles nous sommes soumis. Nous ou un tiers, ou les deux, pouvons être contraints, par la loi ou autrement, de fournir des informations à un tiers, sous réserve de la législation pertinente en matière de protection de la vie privée. Nous devons respecter la législation pertinente en matière de protection de la vie privée dans la ou les juridictions dans lesquelles nous faisons affaire.

Conservation

Nous avons des politiques qui régissent la conservation de vos renseignements personnels de manière à ce que nous ne les conservions qu’aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les objectifs ou pour satisfaire aux exigences juridiques. La durée pendant laquelle nous conserverons vos renseignements dépendra du produit ou du service et de la nature des renseignements.

Suppression

Lorsque nous ne conservons plus vos renseignements personnels, nous avons des procédures pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les convertir de façon anonyme, de manière à garantir leur sécurité dans le processus.

Nous veillons à ce que vos renseignements personnels soient aussi exacts, exhaustifs et à jour que nécessaire pour leur utilisation.

Nous nous engageons à maintenir l’exactitude de vos renseignements personnels et déployons des efforts raisonnables pour nous assurer que vos renseignements sont complets et à jour. Nous veillons à ce que vos renseignements personnels soient aussi exacts, exhaustifs et à jour que nécessaire pour leur utilisation.

Si vous notez des erreurs dans nos dossiers ou si vos renseignements personnels ont changé, veuillez en informer votre conseiller financier ou communiquer directement avec notre service à la clientèle afin que nous puissions y apporter les modifications nécessaires. L’omission de votre part de nous aviser des changements à vos renseignements personnels peut avoir une incidence négative sur la façon dont nous communiquons avec vous ou vous fournissons des services. Le cas échéant, nous informerons les parties tierces de toute modification importante apportée à vos renseignements personnels que nous pourrions leur avoir communiqués.

Nous maintenons des mesures de sécurité appropriées pour garantir la protection nécessaire de vos renseignements, que nous possédons ou contrôlons, contre leur accès non autorisé, leur communication, leur copie, leur utilisation ou leur modification, leur vol ou leur perte. La nature des mesures de sécurité variera en fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis.

Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, électroniques, technologiques, procédurales et organisationnelles adéquates pour protéger vos renseignements que nous possédons ou contrôlons, contre leur accès non autorisé, leur communication, leur copie, leur utilisation ou leur modification, leur vol ou leur perte. La nature des mesures de sécurité variera en fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis.

Nous avons des accords en place avec des fournisseurs de services tiers exigeant que tous les renseignements que nous leur fournissons soient protégés et utilisés uniquement pour la fourniture du service que nous avons demandé au fournisseur.

Voir la section Sécurité

Nous rendons accessibles à nos clients, à nos employés et à nos agents les renseignements sur nos politiques et nos procédures de gestion des renseignements personnels.

De temps à autre, il se peut que nous apportions des modifications au présent Avis de confidentialité et à notre Politique de confidentialité concernant l’utilisation d’Internet et d’appareils mobiles. La version de la Politique de confidentialité concernant l’utilisation d’Internet et d’appareils mobiles disponible est toujours la version la plus récente.

Veuillez consulter la section Pour nous joindre si vous avez des questions au sujet de notre Avis de confidentialité.

Sur demande, nous vous informerons de l’existence de renseignements personnels qui vous concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et vous permettrons de les consulter, à quelques exceptions près.

Les personnes ne sont pas tenues d’exercer leur droit d’accéder à leurs renseignements personnels ou de les corriger. Les clients sont encouragés à communiquer avec notre service à la clientèle pour corriger ou pour accéder à leurs renseignements. Cependant, vous avez le droit, sous réserve de certaines limitations, de demander formellement à revoir ou vérifier vos renseignements personnels, ou à savoir à qui nous les avons divulgués. Pour présenter une demande officielle d’accès, faites parvenir une demande par écrit adressée au responsable de la protection des renseignements personnels dans la section Pour nous joindre ci-dessous. Veuillez inclure votre nom complet, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre ou vos numéros de compte dans toute correspondance que vous nous envoyez et fournir assez de détails pour nous permettre de saisir les renseignements dont vous avez besoin.

Nous vous donnerons accès sur demande à vos renseignements personnels dans nos registres au moment de votre demande. Veuillez prendre note que nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir ces renseignements dans certaines circonstances, notamment lorsque :

• les renseignements contiennent des détails sur d’autres personnes;
• les renseignements contiennent des renseignements de nature exclusive sur nous ou sur votre conseiller financier;
• les renseignements ont été détruits;
• le coût de la fourniture des renseignements est exorbitant;
• les renseignements sont protégés par le secret professionnel;
• les renseignements ne peuvent être divulgués pour des raisons d’ordre juridique;
• les renseignements portent sur une enquête.

Si nous ne sommes pas en mesure de fournir certains des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, nous vous dirons pourquoi là, lorsque la loi le permet.

Nous vous aviserons si des frais minimums sont requis pour effectuer la recherche et nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours.